RelayChat プライバシーポリシー

1. 適用範囲

本ポリシーは、本サービスの提供、保守・障害調査および問い合わせ対応に伴い、当社が取り扱う利用者情報に適用されます。対象には、当社と契約する顧客企業（以下「契約企業」といいます）に所属する利用者および当社に問い合わせをした方に関する情報が含まれます。

本サービスは法人契約に基づき提供され、利用者アカウントの発行・管理は契約企業が行います。当社は、契約企業からの委託に基づき、本サービスの提供等に必要な情報を取り扱います。

契約企業の端末に保存されたデータや、契約企業が本サービスから取り出した複製データについて、当社の管理が及ばない範囲での取扱いは、本ポリシーの対象外とします。

2. 取得する利用者情報

当社は、本サービスの利用および問い合わせ対応に伴い、以下の情報（個人情報を含み、以下「利用者情報」といいます）を取得または生成し、取り扱います。

• アカウント情報：契約企業から提供される、利用者の氏名、メールアドレス、ユーザー名。
• 利用者が送信する情報：メッセージ本文、添付ファイル、通話の音声および共有画面のデータ。これらには、利用者以外の方に関する情報が含まれる場合があります。
• サービスの利用に伴う情報：利用者や通知先を識別する情報、通知に付随する送信者・チャンネル等の情報、通話の参加・退出や画面共有の利用状況。
• アクセス・動作に関する情報：IPアドレス、アクセス日時、アクセス先（URL。入力途中の文字列、表示のために取得する画像のURL、通話・通知・パスワード再設定・招待のためのトークン、招待先のメールアドレスを含む場合があります）、ブラウザ等に関する情報、アプリケーションの動作記録、ならびにログインと操作の記録。動作記録には、障害の調査のため、利用者ID、ユーザー名、プッシュ通知の端末トークン、無効になったログイン状態の識別子、投稿されたリンクのURL（内容を取得できなかった場合）が含まれる場合があります。ログインと操作の記録には、ログインを試みた日時と成否、入力されたログインID、操作の種類と日時が含まれます。
• 問い合わせ情報：メールや問い合わせフォームで提供される、氏名、メールアドレス、電話番号、会社名および問い合わせ内容。

サービスの利用に伴う情報やアクセス・動作に関する情報は、本サービスの利用時に自動的に取得または生成されます。

通話の音声および共有画面は、配信に必要な一時的な処理に用い、当社が録音・録画して保存することはありません。また、通話機能ではカメラ映像の送信機能を提供していません。

メッセージにURLが含まれる場合、当社サーバーは、リンクのプレビュー（ページの題名、説明文および画像）を表示するために、そのURLにアクセスしてページの情報を取得し、保存します。プレビューの画像とメッセージに埋め込まれた画像も、当社サーバーが取得して表示します。これらのアクセスは当社サーバーから行うため、利用者のIPアドレスや端末・ブラウザに関する情報がアクセス先に送信されることはありません。ただし、利用者がリンクを開いた場合や動画を再生した場合は、利用者の端末からアクセス先に直接接続します。

利用者情報の利用目的は第3章、通知配信等に伴う外部サービスへの送信は第5章、保存・削除の取り扱いは第6章に定めます。

3. 利用目的

当社は、利用者情報を以下の目的で利用します。

• 利用者の認証、メッセージ・添付ファイルの送受信、音声通話・画面共有、プッシュ通知の配信等、本サービスを提供するため。
• 本サービスの稼働状況を確認し、保守、障害の原因調査および復旧を行うため。
• お問い合わせに回答し、その対応に必要な確認および連絡を行うため。

4. 第三者提供・委託

当社は、法令で認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、利用者情報に含まれる個人データを第三者に提供しません。

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、本サービスの保守・障害調査、データの保管、プッシュ通知の配信等の業務を、外部の法人または個人に委託することがあります。

個人データの取扱いを委託する場合は、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

当社は、利用者情報を販売せず、第三者の広告・営業活動を目的として提供しません。また、グループ会社や提携先との個人データの共同利用は行っていません。

利用する外部サービス、送信する情報および外国における取扱いについては、第5章に定めます。

5. 外部サービスへの送信・外国における取扱い

当社は、以下の外部サービスを利用して、利用者情報を保存・処理し、または当該サービスの提供者へ送信します。

「通知に含める情報」には、メッセージ本文、送信者名、チャンネル名、チーム・投稿・送信者・チャンネルの識別子が含まれます。

プッシュ通知の情報は、当社サーバーから配信事業者へ送信します。通信経路は暗号化されていますが、通知内容は配信事業者が処理できる形式で送信します。利用者は、アプリの設定から通知の受信の有無を選択できます。受信しない設定にした場合も、アプリの未読件数の表示と既読の反映のため、未読件数とチャンネルの識別子を含む通知は送信されます（メッセージ本文や名前は含みません）。

メッセージ本文、添付ファイルおよびアカウント情報の保存には、AWSの東京リージョンを利用します。ただし、外部サービスへの送信に伴い、利用者情報が日本国外で保存・処理される場合があります。

6. 安全管理・保存・削除

当社は、本サービスへの通信を暗号化するとともに、利用者情報を保存するデータベースおよび添付ファイルの保存先に、保存時の暗号化を適用しています。

契約期間中、メッセージおよび添付ファイルには一律の保存期限を設定していません。利用者が本サービスの画面でメッセージや添付ファイルを削除しても、画面に表示されなくなるだけで、データベースおよび添付ファイルの保存先からは消去されません。メッセージを編集した場合も、編集前の内容が残ります。利用者アカウントの無効化によって、アカウント情報、送信済みのメッセージおよび添付ファイルが消去されることもありません。これらの情報は、第7章の請求に基づいて当社が消去する場合と、契約終了後に削除する場合に消去されます。

当社が管理する主なログ・バックアップ等の保存・削除設定は、以下のとおりです。

当社がメッセージや添付ファイルを消去した後も、データベースの自動バックアップおよび添付ファイルの旧バージョンには、消去前の情報が残ります。これらは上表の設定に従って自動的に削除され、消去から30日を経過した後、順次、バックアップ等からも消去されます。

本サービスの終了や設備の入れ替えのためにデータベースを削除する場合も、自動バックアップは上表の期間を経過した後に自動的に消去されます。設備の入れ替えのために作成するデータベースの複製は、作成から30日以内に消去します。

契約終了後は30日間のデータ取り出し猶予期間を設け、その期間の終了後に、当該契約企業のアカウント情報、メッセージおよび添付ファイルを削除します。ログ、自動バックアップおよび添付ファイルの旧バージョンは、それぞれの保存・削除設定に従って取り扱います。

プッシュ通知の宛先となる端末の識別子（端末トークン）

端末トークンは、GoogleまたはAppleが端末のアプリごとに発行する識別子です。本サービスは、プッシュ通知の宛先を指定するためにこれを保存します。端末トークンは、端末からのログイン（以下「ログイン状態」）に紐づけて保存し、次のときに削除します。

• ログアウトしたとき：直ちに削除します。
• 管理者が利用者のアカウントを無効にしたとき：その利用者のすべての端末について、直ちに削除します。
• 端末で本サービスを使わなくなったとき（ログアウトせずにアプリを削除した場合を含みます）：最後のご利用（メッセージの送信、チャンネルの表示など）から30日でログイン状態が無効になり、その後1日以内に削除します。
• ご契約が終了したとき：ほかのデータと同じく、本章の契約終了後の定めに従って削除します。

プッシュ通知の送信に失敗した場合は、原因の調査のため、端末トークンを含む記録（ログ）を30日間保存し、その後削除します。

上記により削除したデータも、障害に備えたバックアップには上表の設定に従って残り、その後自動的に消去されます。

当社のサーバーから端末トークンを削除しても、GoogleまたはAppleが発行した端末トークン自体が無効になるわけではありません。端末トークンは、アプリの削除などに応じてGoogleまたはAppleの側で無効になります。

7. 開示・訂正・利用停止等

ご本人は、当社の保有個人データのうち、ご本人に関する情報について、法令の定めるところにより、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去および第三者への提供の停止を請求できます。また、ご本人に関する第三者提供記録の開示を請求できます。

請求を希望する場合は、氏名、連絡先および請求内容を、第8章の窓口にお知らせください。ご本人または正当な代理人であることを確認するため、必要な情報や書類の提出をお願いする場合があります。

当社は、法令に従って遅滞なく対応し、その結果をお知らせします。請求の全部または一部に応じられない場合には、その理由を説明します。

契約企業から委託を受けて取り扱う情報について、当社に開示等を判断する権限がない場合は、契約企業の窓口をご案内し、必要な対応に協力します。

8. 事業者情報・問い合わせ先

本ポリシーおよび利用者情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情・相談ならびに第7章の請求は、以下の窓口で受け付けます。

9. 本ポリシーの変更

当社は、法令の変更や本サービスの内容の変更に応じて、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、変更後の内容と施行日を、本サービス上での表示または契約企業への通知により、施行日までにお知らせします。